DMS einsetzen: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? (2023)

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz: DMS, hilft Unternehmen, Workflows zu beschleunigen und Kosten zu senken. Dieser Beitrag gibt einen Überblick darüber, welche Voraussetzungen für die Einführung und den Betrieb eines DMS erfüllt sein müssen.

Ein Dokumentenmanagementsystem einzusetzen bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wichtige Vorteile: Das DMS beschleunigt die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, es senkt die Druck- und die Personalkosten, und es erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Die Aufgaben, die eine DMS-Software übernimmt, reichen vom Import eines Dokuments über die intelligente Verwaltung und Prozesssteuerung bis hin zur rechtssicheren Archivierung.

Um ein DMS einführen zu können, brauchen Unternehmen:

1. Gute organisatorische Vorbereitung
2. Konkrete Vorstellungen von den gewünschten individuellen Anpassungen
3. Eine geeignete IT-Infrastruktur

Im Folgenden werden diese Punkte näher erläutert und einige Empfehlungen dazu gegeben.

Die internen Prozesse auf den Prüfstand stellen

Wer vorhat, Geschäftsprozesse digital abzubilden, sollte sich zuerst die aktuellen Arbeitsabläufe im Unternehmen kritisch anschauen. Schließlich will man ja nicht aus ineffizienten analogen Prozessen mittels Digitalisierung ineffiziente digitalisierte Prozesse schaffen, sondern echte Verbesserungen erzielen.

Vor allem beim Dokumentenmanagement gibt es in vielen KMU organisatorischen Optimierungsbedarf.

Hauptgrund hierfür ist, dass die meisten Abläufe zu einer Zeit geschaffen wurden, in der Geschäftsdokumente ausschließlich in Papierform per Post kamen: Eingangsrechnungen beispielsweise werden kopiert, händisch geprüft, freigegeben, kontiert, verbucht und zu guter Letzt abgeheftet. Ein aufwändiger Prozess, der sich durch ein Dokumentenmanagementsystem in Verbindung mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung erheblich effizienter gestalten lässt.

Was vor der Entscheidung für ein DMS zu klären ist

Bevor man ein DMS auswählen und mit der Einführung beginnen kann, sind einige Fragen zu beantworten:

• Welche Aufgaben im Dokumentenmanagement sollen durch Digitalisierung automatisiert bzw. effizienter gestaltet werden?
• Wo lassen sich durch den Einsatz eines DMS im Unternehmen die größten Einsparungen erzielen?
• Welche Entscheidungsspielräume in Bezug auf die organisatorische Prozessgestaltung gibt es?
• Wer sind die Beteiligten im Unternehmen?
• Wer wird den digitalen Prozess überwachen?
• In welchen Geschäftsprozessen werden die künftig digital verwalteten Dokumente außerdem noch benötigt?

Individuelle Anpassung des Dokumentenmanagementsystems

Nachdem die oben genannten Punkte geklärt worden sind, gilt es herauszufinden, welches Dokumentenmanagementsystem die gewünschten Abläufe präzise abbildet. Dabei zeigt sich immer wieder, wie wichtig die Zusammenarbeit mit einem kompetenten DMS-Lösungsanbieter ist. Dessen Erfahrung und Know-how ermöglichen es dem Kunden zu verstehen, an welchen Stellen die Prozesse durch die Einführung eines DMS automatisiert werden können und was das jeweilige System hierzu bietet.

Je nachdem, für welche Ausbaustufe sich ein Unternehmen entscheidet (nur Archivierung und Ablage oder auch Einführung digitaler Prozesse), muss ein DMS mehr oder weniger umfangreich an die spezifischen Abläufe im Unternehmen angepasst werden.

Um bei der Abbildung der betrieblichen Abläufe alle Eventualitäten zu berücksichtigen, sollte ein DMS (in der Ausbaustufe digitaler Workflow) anhand eines Pilotprozesses eingeführt werden. Auch hierbei setzt man am besten auf die Expertise eines fachkundigen Partners: Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen verfügen in aller Regel über reichlich Projekterfahrung. Dies versetzt sie beispielsweise in die Lage, dem Kunden aufzuzeigen, welche Möglichkeiten es zur Strukturierung der Dokumente gibt. Die Entscheidung darüber, ob es gleich ein digitaler Dokumenten-Workflow oder doch erst einmal lediglich eine Lösung zur Archivierung sein soll, liegt dann natürlich beim Kunden.

Technische Voraussetzungen für den Einsatz eines DMS

Die Performance eines Dokumentenmanagementsystems im Tagesgeschäft hängt aber nicht nur vom System selbst, sondern auch von der IT-Infrastruktur im Unternehmen ab.

Bestandteile eines DMS

• Bei einem DMS handelt es sich um eine Client-Server-Installation. Auf der Server-Komponente werden alle zu archivierenden Belege verschlüsselt abgelegt. Der Server enthält weitere Bestandteile, wie eine Datenbank, in der Metadaten zu Dokumenten abgelegt werden, oder ein System zur Texterkennung (OCR). In größeren Netzwerken können diese Bestandteile auch getrennt voneinander installiert sein.
• Um auf das DMS zugreifen zu können, benötigt jeder Benutzer ein Programm: den sogenannten Client. Dieses Programm kann auf dem Rechner des Benutzers installiert sein. Viele Dokumentenmanagement-Systeme lassen jedoch auch einen Zugriff aus einem ERP-System heraus zu oder bieten einen Zugriff via Web-Browser oder App.

Grundsätzliche Empfehlungen zur Ausstattung des DMS-Servers

Die Systemvoraussetzungen der Server-Komponente variieren, je nach Aufbau des Netzwerks und zu verarbeitendem Belegvolumen. Ein paar grundsätzliche Empfehlungen zur Mindestausstattung eines DMS-Servers gibt es aber durchaus:

• Die Geschwindigkeit, mit der das DMS auf einen Belegaufruf reagiert, hängt zum einen von der Geschwindigkeit der Server-Festplatten ab – SSD-Festplatten ermöglichen hier gegenüber herkömmlichen Festplatten eine deutliche bessere Performance.
• Zum anderen beeinflusst die Netzwerkanbindung zwischen DMS und Anwender-Rechner die Zugriffsgeschwindigkeit. Empfehlenswert sind je nach Netzwerkgröße eine Server-Anbindung mit mindestens 1 Gigabit/Sekunde und eine Rechner-Anbindung an das DMS mit mindestens 100 Megabit/Sekunde.
• Des Weiteren gilt: Je mehr Nutzer gleichzeitig auf das DMS zugreifen werden, desto schneller sollte der Prozessor (CPU) des Servers sein. Denn die Informationen, die ein DMS zu Belegen anzeigt, werden im Hintergrund über rechenintensive Datenbankabfragen gewonnen. Im Allgemeinen sollte der Server mindestens 16 Gigabyte Arbeitsspeicher und eine CPU mit mindestens 4 Prozessorkernen aufweisen.
• Der Bedarf an Rechenleistung steigt weiter, wenn während der Geschäftszeiten auch eine OCR-Verarbeitung durchgeführt werden soll. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine CPU mit hohem Takt (ab 3 GHz) einzusetzen.

Die genannten Spezifikationen entsprechen im Wesentlichen den Mindestanforderungen, welche die meiste Software für Unternehmen bereits von Haus aus mitbringt. Natürlich sollten auch die Client-Rechner gehobenem Bürostandard entsprechen und möglichst mit der neuesten Version des Betriebssystems laufen.

Datensicherheit

Ein Hauptzweck eines Dokumentenmanagementsystems ist die GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen. Die Datensicherheit des DMS-Archivs hat daher oberste Priorität. Regelmäßige Datensicherungen auf verschiedene Speichermedien, wie Bänder und externe Festplatten, sind unerlässlich. Des Weiteren sollten die Festplatten des Servers als RAID-Verbund konfiguriert sein, sodass der Ausfall einer Festplatte automatisch kompensiert wird.

Da ein Stillstand des Produktivsystems über mehrere Tage hohe Umsatzeinbußen zur Folge hätte, empfiehlt sich zudem, einen zweiten Server in gleicher Ausstattung als Backup bereitzuhalten. IT-Dienstleister sprechen von einem Failover („Ausfallsicherung“). Ist die IT-Infrastruktur so konfiguriert, dass ein zweiter Server automatisch einspringt, spricht man von einem transparenten Failover.

DMS in der Cloud?

Zu guter Letzt stellt sich im Vorfeld einer DMS-Einführung die Frage: Installation des DMS-Servers on-premises, also im Unternehmen, oder externes Hosting bei einem Cloud-Anbieter?

Wird ein DMS extern gehostet, liegen die Dokumente beim Anbieter und werden beim Zugriff über das Internet verschlüsselt übermittelt. Für die Datensicherheit, für den Schutz gegen Systemausfälle und unbefugten Zugriff sowie für die Performance des Systems ist in diesem Fall in erster Linie der Cloud-Anbieter zuständig. Dadurch begibt man sich in eine hohe Abhängigkeit vom Hosting-Dienstleister. Als Vorteile einer solchen Lösung sind der leicht realisierbare Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice sowie geringere Erstinvestitionen zu nennen.

Nachteil des externen Hostings sind längere Reaktionszeiten des DMS. Grund hierfür ist, dass Dokumente zur Bearbeitung über das Internet heruntergeladen und zur Archivierung hochgeladen werden müssen. Unterm Strich vergeht somit mehr Zeit für Bearbeitungs- und Archivierungsvorgänge, als wenn das DMS auf einem leistungsfähigen unternehmenseigenen Server betrieben wird. Wie groß die Verzögerungen sind, hängt von verschiedenen Faktoren, insbesondere von der Qualität der Internetverbindung ab. Im Tagesgeschäft müssen sich kleinere Performance-Einschränkungen nicht störend auswirken. Es wird jedoch dringend empfohlen, dies vor der Einführung einer extern gehosteten DMS-Lösung unter realen Bedingungen zu testen.